O que é gestão de documentos? Guia prático e completo

Afinal, o que é gestão de documentos?

Você sabia que empresas e instituições que implementam um sistema eficiente alcançam redução de custos, agilidade nos processos internos e minimizam riscos de perder informação?

Vamos conhecer mais sobre o assunto e entender esse processo tão fundamental para a área administrativa.

O que é gestão de documentos?

Gestão documental é um conjunto de práticas que organizam e controlam o ciclo de vida de documentos dentro de uma empresa ou instituição.

Esse processo engloba desde a criação dos documentos até seu arquivamento ou descarte. Também garante que informações críticas estejam de fácil acesso, combinando rapidez e segurança.

Além disso, as técnicas de gestão são fundamentais para otimizar a disponibilidade e a recuperação de documentos, assegurando que se cumpra regras, normas e leis pertinentes.

O que está envolvido nisso?

Em linhas gerais, a prática começa por um diagnóstico detalhado. A necessidade de informação de uma empresa é analisada. A partir daí, cria-se uma estrutura para organizar sua demanda.

Depois disso, são estabelecidos procedimentos de identificação, classificação, armazenamento e proteção dos documentos. E tem ainda a definição de políticas para a sua manutenção e circulação.

Quais são os principais pontos da gestão documental?

Agora, vamos traduzir isso que mencionamos acima para etapas essenciais de um processo:

• Criação ou recepção: é o início do ciclo de vida dos documentos, sejam físicos ou digitais.
• Classificação: compreende a organização sistemática, incluindo tipo e relevância.
• Armazenamento: define um local seguro e acessível para a conservação dos documentos, considerando que um arquivo pode ser físico ou digital.
• Recuperação: é o processo de localizar e disponibilizar documentos.
• Manutenção: corresponde a tarefas que preservam a qualidade e usabilidade dos documentos.
• Descarte: estabelece o descarte seguro ou o arquivamento de documentos sem uso ativo.

Os 3 tipos de gestão de documentos mais comuns

No dia a dia, existem vários tipos de gestão de documentos que se adequam às diferentes necessidades das organizações.

Chamamos a atenção para os 3 principais:

1. Gestão de documentos correntes: trata dos documentos em uso constante, demandando um acesso imediato.
2. Gestão de documentos intermediários: engloba aqueles menos acessados, mas que ainda necessitam de conservação para referências futuras.
3. Gestão de documentos permanentes: esses são os registros que têm valor histórico ou legal e precisam ser preservados por tempo indeterminado.

Cada tipo demanda uma estratégia específica para que a organização possa gerenciar e localizar informações com eficácia.

Como classificar os documentos?

Esse é um tópico essencial para uma gestão eficiente.

A primeira coisa é estabelecer critérios que considerem a natureza da informação e sua relevância para a empresa.

Os documentos podem ser categorizados por tipo e é aconselhável criar um índice ou código de classificação.

Dito isso, reunimos algumas técnicas e práticas recomendadas:

Desenvolvimento de um esquema de classificação

Crie um esquema de classificação ou uma taxonomia que reflita as necessidades e as estruturas organizacionais da sua empresa.

Isso pode incluir categorias baseadas em departamentos, tipo de documento (por exemplo, financeiro, legal, operacional), projetos ou qualquer outro critério relevante.

Indexação e metadados

Nos arquivos digitais, utilize metadados para adicionar informações contextuais aos documentos.

Isso pode incluir o autor, a data de criação, o tipo de documento, palavras-chave e outros dados. Uma indexação bem feita facilita a recuperação eficiente dos documentos.

Implementação de políticas de retenção

Defina políticas de retenção de documentos que deixem claro quanto tempo os documentos devem ser mantidos antes de serem descartados ou arquivados.

Isso ajuda a manter o sistema de gestão documental organizado e em conformidade com as regulamentações aplicáveis.

Uso de software de gestão documental

No mundo de hoje, o maior volume não está mais em arquivos físicos, pois estamos cada vez mais diante de documentos digitalizados.

Por isso, ferramentas e sistemas de gestão documental podem automatizar muitos aspectos da classificação e da gestão de documentos. Você pode se deparar com a sigla DMS, que se refere ao termo em inglês: Document Management System.

Esses softwares frequentemente oferecem funcionalidades como a captura automatizada de metadados, a indexação de texto completo e a aplicação de políticas de retenção.

Revisão e atualização regular

O esquema de classificação e as políticas relacionadas devem ser revisados e atualizados regularmente para refletir as mudanças nas operações de negócios, nas normas legais e nas tecnologias.

Auditoria e monitoramento

Realize auditorias regulares para garantir que os documentos estão sendo classificados e gerenciados de acordo com as políticas estabelecidas.

O monitoramento contínuo pode ajudar a identificar áreas de melhoria e garantir que tudo esteja saindo em conformidade com o processo estabelecido.

Benefícios da gestão de documentos

Bom, é evidente que são muitos detalhes e procedimentos que estamos apresentando aqui.

Mas saiba que há diversos benefícios para implantar isso em uma empresa, que compensam o esforço no longo prazo:

• Aumento da eficiência e melhoria da produtividade: a organização adequada dos documentos facilita o acesso a eles, permitindo que sejam encontrados com rapidez, o que evita perda de tempo em processos administrativos e na tomada de decisão.
• Segurança da informação: a gestão eficaz protege informações sensíveis e confidenciais, minimizando riscos de perda ou vazamentos indesejados, pois assegura que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a documentos específicos.
• Conformidade legal: mantém os documentos alinhados com normas e legislações, evitando penalidades e garantindo transparência nas operações da empresa.
• Redução de custos: menos papelada e melhores práticas de armazenamento de documentos resultam em economia com materiais e espaços físicos dedicados a arquivos mortos.
• Preservação de documentos históricos: a gestão de documentos pode assegurar a preservação de registros históricos importantes para a memória e a cultura organizacional.

7 dicas para fazer uma boa gestão de documentos

Você conheceu benefícios e pôde ter uma noção de pontos importantes para a organização de documentos.

Agora, juntamos 7 dicas que podem ajudar você no seu processo gerencial:

1. Utilize sistemas especializados: a adoção de softwares de gestão de documentos é cada vez mais necessário e pode tornar o processo mais eficiente e seguro.
2. Crie uma política de gestão clara: uma política bem estruturada é fundamental para evitar perdas e garantir a conformidade legal.
3. Classificação e indexação eficazes: uma boa indexação facilita a recuperação rápida de informações quando necessário.
4. Controle de versões: mantenha um histórico de alterações em documentos para garantir que todos estejam sempre acessando a versão mais recente e evitar erros ou retrabalho.
5. Segurança da informação: proteja os documentos contra acessos não autorizados, utilizando criptografia e controle de permissões rigorosos.
6. Capacitação de colaboradores: treine a equipe para lidar com os documentos de acordo com as políticas estabelecidas. Funcionários bem informados são peça-chave para o gerenciamento eficaz.
7. Práticas sustentáveis: adote práticas que reduzam o uso de papel, incentivando a digitalização de documentos e o uso de assinaturas eletrônicas para contribuir com a preservação do meio ambiente e a redução de custos.

O papel do assistente administrativo

Por falar em trabalhadores bem treinados, queremos citar o importante papel do assistente administrativo na gestão de documentos dentro das organizações.

Muitas vezes, eles são responsáveis por organizar e manter os fluxos documentais, garantindo que as informações sejam acessíveis e atualizadas.

Entre suas principais responsabilidades está o arquivamento físico e digital de documentos, dando entrada nos dados e sendo ágil na pesquisa e na entrega das informações solicitadas.

Para isso, suas habilidades incluem:

• Atenção aos detalhes;
• Habilidade em organizar e priorizar tarefas;
• Saber usar softwares de gestão documental.

• LEIA TAMBÉM: 7 principais competências do Assistente Administrativo

Conclusão

Esperamos que esse artigo tenha sido útil para você que está querendo conhecer mais sobre gestão de documentos.

Buscamos reunir o máximo de informações quanto às melhores práticas do mercado, para que você consiga dar início ou mesmo revisar seu processo de arquivamento documental.

E se você está interessada ou interessado em ingressar na área administrativa e não sabe por onde começar, saiba que o cargo de assistente administrativo pode ser o que procura.

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